Reisekostenabrechnung & Spesenabrechnung als gedruckte Version oder Vorlage (PDF) als Download kaufen

Mustervorlagen für Ihre Dienstreise

Nutzen Sie für die Reisekosten und Spesenabrechnung ein Avery Zweckform Muster Formular. Dort können entweder die Spesen, Verpflegungsmehraufwand und Reisekosten mit Beleg eingetragen werden oder auch die entsprechende Pauschale eingegeben werden.

Bei der Reisekostenabrechnung können Arbeitnehmer nicht nur die Reisekosten per Beleg gelten machen. Der Gesetzgeber sieht bei Unternehmen auch eine Verpflegungspauschale für die Geschäftsreise vor. Sie benötigen Informationen und eine Vorlage? Kein Problem! Nutzen Sie für die Reisekosten- und Spesenabrechnung ein Avery Zweckform Muster Formular. Dort können entweder die Spesen, Verpflegungsmehraufwand und Reisekosten mit Beleg eingetragen werden oder auch die entsprechende Pauschale eingegeben werden.

Reisekostenabrechnung
Wir bieten folgende Reisekostenabrechnungen
 

Mitarbeiter, die viel auf Reisen im In- oder Ausland sind, verwenden das Formular Buch über Reisekosten für die

  • wöchentliche Spesenabrechnung - 740
  • monatliche Reisekostenabrechnung - 741

Mitarbeiter, die wenig reisen, verwenden das Formular für die Einzelabrechnung von Reisekosten und Pauschbetrag beim Arbeitgeber

  • Spesenabrechnung 743
Geschäftsreise oder Arbeitsweg? Definition Dienstreise

Außer Spesen nichts gewesen? Wir wissen nicht, wie erfolgreich Ihre Dienstreise verlaufen ist. Wir wissen aber genau, wie Sie Ihre Spesenabrechnung erstellen sollten. Erste und wichtigste Voraussetzung: Sie waren aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte und auch außerhalb Ihrer Wohnung tätig, haben also per Definition eine Dienstreise unternommen. Wohlgemerkt: Der Weg zur regelmäßigen Tätigkeitsstätte ist demnach keine Geschäftsreise, auch wenn Betrieb und Wohnung weit auseinanderliegen.

Mitarbeiter und Arbeitnehmer können bei ihrem Arbeitgeber eine Reisekostenabrechnung der Spesen einreichen, wenn sie zum Beispiel:

  • bei Kunden oder Lieferanten waren.
  • an auswärtigen Dienstbesprechungen teilgenommen haben.
  • an Seminaren, Kongressen, Weiterbildungen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit teilgenommen haben.
  • im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Messen oder Events besucht haben.
Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

Am einfachsten natürlich mit Avery Zweckform Formularen. Denn mit einer Vorlage von Avery Zweckform sind Sie auf der sicheren Seite bei der Reisekostenabrechnung. Ein richtig ausgefülltes Avery Zweckform Formular wird von Unternehmen und dem Finanzamt anerkannt. Dank der Vorlage vergessen Sie keine wichtigen Positionen bei der Spesenabrechnung.

Fahrtkosten: Pauschbetrag oder Auflistung der gefahrenen Kilometer?

Egal, ob Sie öffentliche Verkehrsmittel genutzt haben oder mit Taxi und Mietwagen gefahren sind: Die Fahrtkosten können Sie bei einer Geschäftsreise beim Arbeitgeber abrechnen. Wenn Sie mit dem Dienstwagen fahren, können Sie die Tank-Kosten beim Unternehmen einreichen, belegt anhand der Rechnung.  Fahrten mit Ihrem privaten PKW können auch erstattet werden, entweder für die Tank Rechnung oder als Pauschbetrag je gefahrenem Kilometer. Erhalten Sie die Erstattungen nicht, können Sie diese als Werbungskosten geltend machen.

 

Mahlzeit! Wie wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet?

Sandwich und Kaffee unterwegs: Für den Verpflegungsmehraufwand sieht der Gesetzgeber eine Pauschale vor. Vorbei sind die Zeiten, als die Spesen für die Verpflegung der Mitarbeiter noch einzeln geltend gemacht wurden. Jetzt ist es so, dass Unternehmen per Verpflegungspauschale abrechnen. Entscheidend ist bei dieser Verpflegungspauschale die Dauer der Zeit, in der Arbeitnehmer für ihren Arbeitgeber auf Reise tätig waren. Die Abrechnung der Pauschale berechnet sich wie folgt

  • zwischen acht und 24 Stunden Abwesenheit: €12 Pauschale für die Abrechnung
  • ab mindestens 24 Stunden: €24 pro komplettem Tag Abwesenheit zur Abrechnung

Je weiter die Reise, desto höher fällt der Verpflegungsmehraufwand aus. Für Reisen ins Ausland gilt daher eine höhere Verpflegungspauschale. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem aktuellen BMF-Schreiben die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Geschäftsreisen ins Ausland bekannt gegeben. Die neuen Verpflegungspauschalen gelten ab dem 1. Januar 2018. Die Höhe des Betrags richtet sich nach dem jeweiligen Ort und Land. 

Hier ein paar Beispiele für einen (mindestens) 24-Stunden-Tag inklusive Übernachtung bei einer Auslandsreise. Die Verpflegungspauschale wird dabei von der Pauschale für Übernachtungskosten getrennt berechnet:

  • Belgien: Pauschale für Übernachtung: €135 plus €42 für Verpflegung
  • Österreich: Pauschale für Übernachtung: €108 plus €40
  • Großbritannien: Übernachtungspauschale für London von €224 plus €62, im übrigen Land und Nordirland €115 für Übernachtung und €45 für Verpflegung
  • Frankreich: hier gilt eine Pauschale für Übernachtung von €115 und €44 für Verpflegung. Ausnahmen dafür sind Paris mit €152 bzw. €58, Lyon mit €115 bzw. €53, Marseille mit €101 bzw. €46, Straßburg mit €96 bzw. €51 und die Departments 92-94 mit €135 bzw. €58.
Reisenebenkosten: Welche Beträge können Sie geltend machen?

Entsprechende Belege nicht vergessen: Bei der Reisekostenabrechnung können sich Arbeitnehmer einige der Ausgaben erstatten lassen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Mietwagen
  • Taxi
  • öffentliche Verkehrsmittel
  • Telefon- und Internetkosten

Die Rechnungen für die Nebenkosten müssen der Reisekostenabrechnung beigefügt werden.

Die Minibar lockt? Keine Chance, Getränke und Snacks im Hotelzimmer gelten nicht als Verpflegung und können daher nicht bei der Spesenabrechnung berücksichtigt werden.